Etapy projektu IT
Doradca IT to artykuły i kanał YouTube, w których wyjaśniam IT w biznesowy sposób.
Kategorie:
Współpraca z wykonawcą ITProjekty IT
Jako klient na pewno zastanawiasz się co się stanie po przesłaniu zapytania na projekt do software house, czy wykonawca zrozumie Twój pomysł lub potrzeby Twojej firmy oraz z jakich etapów będzie składać się cały projekt? W tym artykule wyjaśnię wszystkie etapy projektu IT.
Na początek podzielmy całą współpracę przy projekcie z software house na 3 główne części:
1. Współpraca przed rozpoczęciem budowy projektu IT.2. Współpraca podczas budowy projektu IT.
3. Współpraca po zakończeniu budowy projektu IT.
Część 1:
Etap 1: Zapytanie (pierwszy kontakt klienta z software house)Etap 2: Oferta na projekt IT (np. aplikacja mobilna, platforma ecommerce)
Etap 3: Analiza przedwdrożeniowa (warsztaty projektowe, makiety UX, dokumentacja - plan projektu)
Część 2:
Etap 4: UmowaEtap 5: Budowa projektu (projektowanie i programowanie w cyklach)
Etap 6: Testowanie projektu
Etap 7: Publikacja projektu
Część 3:
Etap 8: Rozwój projektu i utrzymanieW każdym etapie wyjaśnię:
- jakie są zadania po Twojej stronie jako klienta- jakie są zadania po stronie software house (jak to zazwyczaj robią software housy i jak to robimy w Poldevs Software House)
- opiszę red flagi kiedy warto zmienić wykonawcę
Etap 1: Zapytanie (pierwszy kontakt klienta z software house)
Najczęściej klienci wysyłają pierwsze wiadomości do software housów w dwóch sytuacjach:
- kiedy są zdecydowani, mają przemyślany projekt, wiedzą dokładnie czego oczekują
- kiedy mają pomysł i chcą się wstępnie dowiedzieć ile będzie to kosztować, czy w ogóle możemy zrealizować taki pomysł, np. na aplikację mobilną czy platformę ecommerce
O ile pierwsza sytuacja jest oczywista o tyle w drugiej zdarza się, że klienci wahają się czy warto już teraz zapytać. Odpowiedź jest jedna - WARTO. Im wcześniej znasz cenę swojego projektu tym lepiej przygotujesz potrzebny budżet i zaplanujesz czas na współpracę z software house. Błędem, który jest popełniamy przez software housey na tym etapie to brak zrozumienia, że czasami klienci chcą jedynie poznać cenę projektu i nie są gotowi na jego realizację. Takie software housy dzwonią do klientów po przesłaniu zapytania, dopytują kiedy zaczynamy. Jest to błędne podejście. My na tym etapie przesyłamy jedynie materiały edukacyjne, które mogą Ci pomóc w dalszych krokach.
Zadania dla Ciebie:
- przygotuj treść zapytania, najlepiej w punktach
- oprócz pytania o cenę dopytaj także o technologie w jakiej może zostać wykonany projekt
- zbierz maile wykonawców (ze stron internetowych, wyszukaj software housy w Google) i wyślij do nich zapytania
Zadania software house:
- zazwyczaj: odpowiada z szacunkową wyceną / dzwoni dopytać o szczegóły / odpowiada z prośbą o spotkanie / odpowiada ze szczegółową wyceną podając przykładowe funkcje
- często robione są tzw. follow-up czyli dopytywanie po przesłaniu oferty (to błędne podejście, w którym klient czuje presję)
Jak to robimy w naszym software house?
- odpowiadamy z szacunkową wyceną jeśli zapytanie jest dla nas jasne
- dzwonimy dopytać o jakiś szczegół jeśli czegoś nie rozumiemy a następnie odpowiadamy z szacunkową wyceną
- po odpowiedzi z szacunkową wyceną przesyłamy materiały edukacyjne, które pomogą Ci w następnych krokach
Wskazówka dla Ciebie:
Jeśli zastanawiasz się czy wysłać zapytanie, ponieważ nie wiesz kiedy rozpocznie się Twój projekt lub czy w ogóle się rozpocznie - TAK, wyślij.
RED FLAG:
Jeśli software house proponuje Ci zbudowanie projektu w niszowej lub drogiej technologii - najczęściej korzystane jest odrzucenie jego oferty (aby sprawdzić czy technologia jest niszowa lub droga zobacz ilość ofert pracy i stawki programistów np. na portalu justjoit.it)
Jeśli software house proponuje Ci zbudowanie projektu w niszowej lub drogiej technologii - najczęściej korzystane jest odrzucenie jego oferty
Etap 2: Oferta na projekt IT (np. aplikacja mobilna, platforma ecommerce)
Na tym etapie software house potrzebuje więcej szczegółów o Twoim projekcie aby przygotować dokładną ofertę cenową, która będzie wiążąca. Bardzo często potrzebne jest spotkanie uszczegóławiające zapytanie lub dłuższa rozmowa telefoniczna (30-60 minut). Długość tej rozmowy zależy od wielkości projektu. Jeśli projekt zawiera więcej funkcji - będzie potrzebne więcej spotkań aby przygotować ofertę.
Przed spotkaniem warto podpisać umowę NDA, aby chronić informacje swojego pomysłu i swojej firmy. Tutaj znajdziesz więcej informacji o umowie NDA.
Zadania dla Ciebie:
- zbierz oferty od software houseów (polecam od 2 do 5) i porównaj je ze sobą
- zdecyduj, która według Ciebie wygrywa i umów się na spotkanie aby ją omówić (najczęściej klienci mają kilka pytań)
Zadania software house:
- najczęściej: umówienie na spotkanie online
- przygotowanie oferty w PDF (cena, rozwiązanie)
Jak to robimy w naszym software house?
- dostosowujemy się do Twojego procesu zakupu: spotkanie na żywo / spotkanie online / telefon
- oprócz zbierania wymagań - przedstawiamy różne rozwiązania (doradzamy)
- na podstawie zebranych wymagań przygotujemy ofertę w PDF (cena, rozwiązanie)
Przejdź do artykułu jeśli szukasz:
Jak porównać kilka wycen projektów IT?
Jak wybrać najlepszy software house?
Błędem jest wysyłanie zapytań do zbyt wielu wykonawców (powyżej 5) - nie przeanalizujesz dokładnie tylu ofert
Etap 3: Analiza przedwdrożeniowa (warsztaty projektowe, makiety UX, dokumentacja - plan projektu)
Na tym etapie najczęściej klient dzwoni do software house lub wysyła email, że jest zdecydowany na współpracę. Rozpoczynają się prace nad projektem, a konkretnie jego planem.
Zadania dla Ciebie:
- zadzwoń do software house z informacją o pozytywnej decyzji
- nie musisz dzwonić do wykonawców, których oferty odrzuciłeś - każdy o tym wie
- dopytaj wykonawcę jaki jest dalszy proces, jak będą wyglądać kolejne kroki
Zadania software house:
- najczęściej: przesłanie umowy, wpłata zaliczki
- projektowanie widoków - makiety UX + projekt graficzny UI
Jak to robimy w naszym software house?
- nie podpisujemy umowy na tym etapie
- wykonujemy analizę przedwdrożeniową czyli prowadzimy warsztaty projektowe, tworzymy makiety UX, spisujemy dokumentację, mapujemy procesy (pełny plan projektu)
- dopiero na kolejnym etapie - kiedy masz gotowy plan - podpisujemy umowę na budowę projektu
W naszej firmie wykonujemy tę usługę przed podpisaniem umowy (jest to nietypowe, rzadko spotykane), ponieważ wychodzimy z założenia, że projekt IT jest skomplikowany i decyzja o wyborze wykonawcy jest trudna. Dlatego chcemy abyś najpierw nas dobrze poznał/a podczas tej usługi a dopiero na kolejnym etapie mając gotowy plan zdecydował/a czy chcesz abyśmy wykonali Twój projekt. Dzięki temu podejściu widzisz każdy szczegół swojego projektu dokładnie zaplanowany (np. gdzie będzie przycisk, co się stanie po jego naciśnięciu, kiedy zostanie on zaprogramowany). Jestem zwolennikiem precyzyjnego planowania - nie znoszę chaosu. Tak pracuje każda osoba w naszym software house.
RED FLAG:
Jeśli wykonawca, z którym prowadzisz rozmowy mówi, że ten etap nie jest potrzebny (zdarza się to 1 na 10 firm) zmień wykonawcę i zakończ z nim rozmowy. Znam firmy, które nie wykonują etapu planowania, analizy i od razu przechodzą do etapu projektowania i programowania mając strategię "jakoś to będzie" / "ustalimy to później". Takie podejście doprowadzi Cię do straty czasu, pieniędzy i nerwów. Najczęściej są to firmy, które prowadzą jedynie małe projekty (małe strony internetowe, małe sklepy) - są to projekty, w których może się udać takie podejście, ale na pewno nie w większym projekcie platformy elearning, aplikacji mobilnej czy dedykowanego systemu CRM.
Zobacz jak prowadziliśmy warsztaty projektowe w projekcie platformy leasingowej Zarate.
Zmień wykonawcę jeśli mówi, że warsztaty i planowanie nie są potrzebne (zdarza się to 1 na 10 firm)
Etap 4: Umowa
Umowa to bardzo ważny etap projektu IT. Dla mnie jest to oczywiste, dla Ciebie być może także, ale uwierz mi - nie dla wszystkich. Brak umowy na projekt między Tobą a wykonawcą to prawie pewnie kłopoty na dalszych etapach. Znacznie częściej takie praktyki są stosowane we współpracy z freelancerami. Jeśli masz wątpliwości czy umowa jest potrzebna koniecznie przeczytaj tę historię: Freelancer nie dostarczył projektu a wziął zaliczkę - co robić?
Zadania dla Ciebie:
- poproś o przesłanie draftu umowy (możesz także podpisać umowę NDA jeśli boisz się o kradzież pomysłu jeśli Twój pomysł jest innowacyjny lub chcesz chronić informacje poufne swojej organizacji)
- dopytaj o wszystkie niejasne punkty w umowie (możesz także poprosić o spotkanie a także zaprosić na nie prawnika - nie jest to częsta praktyka, ale wiele razy byłem na takim spotkaniu)
- zwróc uwagę na zapisy dotyczące odbioru poszczególnych etapów i płatności za te etapy
Zadania software house:
- najczęściej ten etap wykonują inne firmy wcześniej - czyli etap 3
Jak to robimy w naszym software house?
- podpisujemy umowę dopiero po wykonaniu analizy przedwdrożeniowej kiedy widzisz dokładny plan projektu
- nasza umowa zawsze zawiera punkty o płatności w ratach za każdy etap oddzielnie - nie musisz mieć całego budżetu na starcie projektu
- dołączamy precyzyjny harmonogram z naszymi pracami i ratalnymi płatnościami
RED FLAG:
Jeśli wykonawca, z którym prowadzisz rozmowy mówi, że umowa nie jest potrzebna - absolutnie się na to nie zgadzaj i nie wpłacaj żadnych pieniędzy bez podpisanej umowy.
Nie wpłacaj żadnych pieniędzy bez podpisanej umowy
Etap 5: Budowa projektu (projektowanie i programowanie w cyklach)
Na tym etapie rozpoczynają swoją pracę programiści a także projektowany jest wygląd Twojego projektu. Zazwyczaj jest to najdłuższy etap w całym projekcie i jeśli analiza przedwdrożeniowa trwa 4 tygodnie to ten etap będzie trwał prawdopodobnie około 3 razy tyle czyli 12 tygodni. Takie proporcje występują bardzo często ale absolutnie nie jest to reguła. Do etapu budowy projektu są dwa główne podejścia: iteracyjne - w cyklach (Agile, Scrum) i etapowe (Waterfall).
Zadania dla Ciebie:
- dyspozycja czasem Twoim i/lub Twoich pracowników na spotkania z wykonawcą oraz testowanie w trakcie
- dawanie informacji zwrotnych
- odbiory etapów - po przetestowaniu wykonawca powinien otrzymać informację, że wszystko w tym etapie jest zgodne z oczekiwaniami
Zadania software house:
- rozpisanie zadań programistycznych
- dobór zespołu programistów
- konfiguracja projektu na komputerach programistów oraz projektu do testowania dla Ciebie
- regularne spotkania z Tobą (co tydzień, co dwa tygodnie - zależy od ustaleń)
- pilnowanie zakresu prac aby wszystkie zadania zostały wykonane w określonym, zaplanowanym etapie
Jak to robimy w naszym software house?
- podobnie jak wyżej
- jednak ze znacznym naciskiem na co tygodniowe spotkania z klientem lub jeśli klient nie ma czasu na tak częste spotkania wtedy przekazujemy nagrania wideo z prezentacją nowo dodanych funkcji oraz informujemy co zostanie zrobione w kolejnym tygodniu
RED FLAG:
Jeśli wykonawca nie chce się z Tobą spotykać w trakcie tego etapu jest duże zagrożenie, że projekt nie zostanie wykonany zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
Podam przykład remontu mieszkania. Wyobrażasz sobie sytuację, że kupujesz nowe mieszkanie w stanie deweloperskim, zatrudniasz ekipę do jego wykończenia, wpuszczasz ich pierwszego dnia i wracasz zobaczyć jak wyszło kiedy skończyli po 2 miesiącach? Mnie przeraża ta myśl - pewnie Ciebie także. Podobnie z projektem IT - musisz regularnie kontrolować czy wykonawca zmierza w tym samym kierunku, który planowaliście.
Odbywaj regularne spotkania z wykonawcą w trakcie budowy projektu
Etap 6: Testowanie projektu
Po zakończeniu najdłuższego etapu projektu czyli budowy pora na jego gruntowne testowanie. Projekt jest zaktualizowany w testowej wersji i można z niego korzystać z perspektywy użytkownika (przez cały czas trwania budowy tak powinno być - z tą różnicą, że teraz jest już kompletny). Testy powinny odbyć się na różnych urządzeniach, z różną rozdzielczością oraz powinny być wykonywane przez kilka różnych osób. Wszystkie procesy, które zostały ustalone podczas warsztatów powinny zostać wielokrotnie przetestowane - także z podejściem "chcę coś zepsuć", np. klikając wielokrotnie myszką na jakiś element.
Zadania dla Ciebie:
- dyspozycja czasem Twoim i/lub Twoich pracowników na testy projektu
- informacja zwrotna o błędach (prawdopodobnie wystąpią)
Zadania software house:
- przeprowadzenie testów wewnętrznych
- zaproszenie do testowania Ciebie i Twoich pracowników
Jak to robimy w naszym software house?
- podobnie jak wyżej
- jednak ze znacznym naciskiem na testowanie wewnętrzne - nie zaprosimy Cię do testów dopóki sami nie przetestujemy gruntownie projektu
RED FLAG:
Zdarza się, że ten etap jest pomijany (podobnie jak planowanie i analiza przedwdrożeniowa) - jeśli Twój projekt to strona internetowa z 3 widokami wtedy takie podejście może się sprawdzić, ale zakładam, że nie czytasz tego artykułu z powodu tak małego projektu, więc zdecydowanie zalecam aby dopytać wykonawcę przed podpisaniem umowy jak przeprowadzane są testy
Dopytaj wykonawcę przed podpisaniem umowy jak przeprowadzane są testy
Etap 7: Publikacja projektu
Kiedy wszystkie procesy i funkcje zostały wielokrotnie przetestowane a błędy usunięte można opublikować projekt i zaprosić do korzystania użytkowników dla których jest on przeznaczony. Na tym etapie również mogą wystąpić błędy i wykonawca powinien monitorować stan projektu przez najbliższy czas oraz usuwać błędy, które mogą się pojawić. Zalecam wpisanie takiego zapisu do umowy.
Zadania dla Ciebie:
- zaproś użytkowników do korzystania z projektu
- zapisz wcześniej w umowie punkt o monitoringu i minimum 1 miesięcznej gwarancji na usuwanie błędów
Zadania software house:
- publikacja (tzw. deployment)
- często brak gwarancji w umowie
Jak to robimy w naszym software house?
- publikujemy i monitorujemy po rozpoczęciu użytkowania
- usuwamy błędy do 4 tygodni w ramach gwarancji
RED FLAG:
Uwaga - są firmy, które budują projekty, ale ich nie publikują - koniecznie dopytaj o to wykonawcę przed akceptacją oferty i podpisaniem umowy.
Dopytaj wykonawcę przed akceptacją oferty i podpisaniem umowy jak publikowane są projekty
Etap 8: Rozwój projektu i utrzymanie
Po zakończeniu prac i odebraniu projektu, zatwierdzeniu, że został on wykonany zgodnie z planem wykonawcy często rozpoczynają współpracę w ramach tzw. utrzymania, czyli projekt jest zainstalowany na serwerze należącym do software house i wtedy software house pobiera roczną opłatę za jego utrzymanie. Gwarantuje także poprawne działanie projektu, aktualizacje różnych elementów serwera. Do tej usługi najczęściej dochodzą prace rozwojowe czyli nowe funkcje lub modyfikacja istniejących. Zazwyczaj ety wyceniane są robocze godziny takich pracy i wystawiana jest faktura za te prace na koniec miesiąca.
Zadania dla Ciebie:
- zapytaj wykonawcę przed akceptacją oferty jaka będzie stawka za utrzymanie projektu na jego serwerze oraz jak wycenia dodatkowe funkcje po zakończeniu budowy projektu
- zapytaj wykonawcę na jakim serwerze (jaki dostawca) będzie utrzymywany Twój projekt
Zadania software house:
- utrzymanie projektu na serwerze software house
- reagowanie na problemy z projektem
- dodatkowe funkcje lub modyfikacja istniejących
Jak to robimy w naszym software house?
- utrzymanie projektu na serwerze
- dodatkowe funkcje lub modyfikacja istniejących
RED FLAG:
Są firmy, które za samo utrzymanie projektu pobierają wysokie kwoty w porównaniu do średnej stawki rynkowej. Dopytaj wykonawcę przed akceptacją oferty jakie będą koszty utrzymania projektu i porównaj cenę z innym wykonawcą
Dopytaj wykonawcę przed akceptacją oferty jakie będą koszty utrzymania projektu i porównaj cenę z innym wykonawcą
Na zakończenie
Jeśli znasz już wszystkie etapy projektu IT, wiesz na co uważać podczas współpracy z wykonawcą zapraszam Cię do kolejnych materiałów. Wybrałem 3 kolejne poniżej, które mogą być dla Ciebie następnym krokiem.
