Jak zmniejszyć chaos w komunikacji zespołu zdalnego? Usuwamy Messenger, WhatsApp i przechodzimy na...
Doradca IT to artykuły i kanał YouTube, w których wyjaśniam IT w biznesowy sposób.
Kategorie:
Cyfrowa firma
Jeżeli w Twojej firmie pracownicy pracują zdalnie, komunikują się przez Messenger, WhatsApp i inne aplikacje, to zapewne masz problemy z komunikacją z zespołem. Procesy i zadania statusowane są w grupowej rozmowie, trudno odnaleźć ustalenia sprzed 2 tygodni. Jeśli to Twoja sytuacja zapraszam do artykułu, w którym opiszę rozwiązanie tego problemu.
Spis treści:
- Problem 1: musisz dopytywać o status zadania, które zleciłeś tydzień wcześniej
- Problem 2: pracownik zapomniał o zadaniu lub jego części
- Problem 3: ustalenia giną i nie można ich odnaleźć w historii rozmów
- Problem 4: zbyt wiele osób ma dostęp do jednej rozmowy
- Problem 5: wątki rozmów mieszają się w jednej grupie
Problem 1: musisz dopytywać o status zadania, które zleciłeś tydzień wcześniej
Rozwiązanie:
Rozwiązaniem może być zlecanie zadań na tablicy kanban, która ma ustalone nazwy kolumn. Dodajesz zadanie, przypisujesz pracownika, nadajesz priorytet. Pracownik widzi zadanie i jeśli jego status sie zmienia wtedy przeniesie kafel do kolejnej kolumny. ty masz podgląd w czasie rzeczywistym i nie musisz dopytywać.
Tablice kanban to część systemu lub aplikacji, którą można zakupić w abonamencie lub zlecić jej zaprogramowanie od podstaw. Przykłady takich aplikacji w abonamencie (systemy tzw. pudełkowe) to: Franchix (moduł Tablice), Trello, Monday.com, Asana, ClickUp.
Problem 2: pracownik zapomniał o zadaniu lub jego części
Rozwiązanie:
Zadanie z checklistą do zrobienia dla pracownika. Pracownik widzi checklistę i zaznacza po kolei wykonane podzadania. Takie checklisty możesz tworzyć w większości aplikacji do zarządzania zadaniami, np. Franchix, Trello.
Problem 3: ustalenia giną i nie można ich odnaleźć w historii rozmów
Czy w Twojej firmie też tak bywa, że ustaliliście coś kilka tygodni temu, a dzisiaj kilka osób już o tym nie pamięta? Chcesz im to przypomnieć, że było to ustalone, ale nie możesz odnaleźć wiadomości? Nie tylko Ty masz ten problem.
Rozwiązanie:
Wszystkie zadania, które są zrealizowane mogą trafiać do ostatniej kolumny np. "zakończone" lub "zrealizowane". Mogą też trafiać do oddzielnego archiwum. W razie potrzeby łatwo odnajdziesz rozmowy w zadaniu.
Problem 4: zbyt wiele osób ma dostęp do jednej rozmowy
Czy zdarza Ci się, że chcesz coś napisać do wybranych osób, ale sprawdzasz na liście i widzisz osoby, które nie powinny tego przeczytać? Może zdarzyło Ci się, że wysłałeś wiadomość na grupie, w której przeczytały ją osoby, które nie powinny tego przeczytać?
Rozwiązanie:
Zadania na tablicach kanban możesz zlecać na oddzielnych tablicach. Do każdej tablicy są przypisane określone osoby i nie widzą innych tablic. Jedna tablica to może być jakiś dział w firmie lub jeden z zespołów.
Problem 5: wątki rozmów mieszają się w jednej grupie
Czasami jest tak, że wysyłamy wiadomość na grupie z jakimś pytaniem, a osoby odpowiadają nie wiedząć czego to dotyczy lub odczytujemy jakąś informację i nie wiemy o co chodzi tej osobie. Przy grupie 5 osób nie irytuje to tak bardzo, ale przy 50?
Rozwiązanie:
Rozmowy możesz prowadzić do każdego zadania oddzielnie. Możesz oznaczać osoby w wiadomości, które dołączą do dyskusji. W wiadomościach możesz dodawać tekst, grafiki, linki. Z tą ogromną różnicą, że rozmowa dotyczy tylko tego jednego zadania, z wybranymi osobami.
Podsumowanie
Proponuję Ci rozpocząć testy takiej aplikacji od dodania zadania tylko dla siebie. Zobaczysz jak to działa i podejmiesz decyzję czy wdrażać kolejne osoby. Po dodaniu kolejnych osób sprawdzisz ich opinie, nauczycie się pracować z nowym narzędziem. Następnie proponuję przeniesienie reszty komunikacji firmowej na nowe narzędzie.
Możesz przetestować nasz system, który zawiera moduł do zarządzania zadanimi rozwiązujący wszystkie problemy opisane wyżej.
Franchix Demo
Dane do logowania:
Email: testowy@test.com
Hasło: testowy@test.com
