Fixed price w IT działa świetnie jeśli znasz najważniejszą zasadę
Doradca IT to artykuły i kanał YouTube, w których wyjaśniam IT w biznesowy sposób.
Kategorie:
Projekty IT
W tym artykule pokażę Ci, że rozliczenie typu fixed price — stała, z góry ustalona cena za projekt — może działać świetnie nawet w dużych projektach takich jak CRM, ERP czy WMS. Jest tu jednak jedna rzecz, o której większość software house’ów Ci nie powie. Zapraszam do artykułu.
Spis treści:
- Dlaczego klienci tak bardzo oczekują rozliczenia fixed price?
- Wycena fixed price zależy od tego, ile wiadomo o projekcie
- Co daje dokładna analiza przed podpisaniem umowy?
- NAJWAŻNIEJSZA ZASADA FIXED PRICE
- Przykładowy zapis do umowy
Dlaczego klienci tak mocno oczekują rozliczenia fixed price?
Model rozliczenia fixed price daje poczucie bezpieczeństwa. Stała cena = zero niespodzianek. Tylko że w IT działa to trochę inaczej niż w zamówieniu stołu czy remontu łazienki. Oprogramowanie jest niefizyczne, zmienne i rozwija się wraz z wiedzą o problemie. Dlatego najpierw wykonawca Twojego projektu musi wiedzieć, co dokładnie buduje, a dopiero potem ustalać, ile to kosztuje.
Dla wykonawcy projektu IT wygodniejszą formą jest rozliczenie za godziny pracy, czyli tyle, ile godzin pracuje zespół, na tyle jest wystawiana faktura na koniec miesiąca. Jest to wygodna forma także dla Ciebie w pewnych sytuacjach, np. jeśli wiesz, że zakres funkcji będzie się bardzo dynamicznie zmieniał (częsta sytuacja w startupach i firmach SaaS-owych).
Wycena fixed price zależy od tego, ile wiadomo o projekcie
Kiedy software house otrzymuje zapytanie od potencjalnego klienta, zwykle trafia ono równolegle do kilku, kilkunastu, a czasem nawet kilkudziesięciu firm.
Nikt na tym etapie:
- nie prowadzi szczegółowych analiz
- nie zagłębia się w procesy Twojego biznesu
- nie tworzy precyzyjnej specyfikacji
- nie przygotowuje precyzyjnej oferty cenowej
Dlaczego? Wykonawca ma 5–15% szans, że to właśnie on dostanie projekt.
Efekt? Wycena jest szacunkowa, a im większy projekt, tym bardziej szacunkowa. Fixed price bez analizy przedwdrożeniowej i znajomości zakresu projektu nie ma sensu.
Wykonawca projektu musi znać dokładny zakres projektu przed podpisaniem umowy
Co daje dokładna analiza przed podpisaniem umowy?
Elementy analizy przedwdrożeniowej takie jak: warsztaty projektowe, wizja lokalna, szkice lub makiety oraz dokumentacja pozwolą Tobie i wykonawcy ustalić szczegóły, rozwijać wymagania i zapobiec nieporozumieniom w pracach nad projektem po podpisaniu umowy. Po tak szczegółowym zaplanowaniu projektu można określić dokładną wycenę projektu w oparciu o model fixed price.
Dla przykładu możemy porównać projekt IT z projektem budowy bloku mieszkalnego, który ma 10 pięter i 20 mieszkań na każdym piętrze. Brak doprecyzowania szczegółów, np. dotyczących długości jednej ze ścian w kuchni mieszkania, powoduje brak możliwości przewidzenia kosztów pracy, materiałów i czasu. Podobnie w projekcie IT.
NAJWAŻNIEJSZA ZASADA FIXED PRICE
O tym prawie żaden wykonawca nie mówi. Zazwyczaj jest ustalana cena projektu, podpisana umowa i rozpoczynają się prace projektowe lub programistyczne. W trakcie tych prac prawie zawsze zachodzą zmiany, pojawiają się nowe pomysły i nowe wymagania. Wykonawcy podchodzą do tej sytuacji różnie — czasami wykonują drobne zmiany bez dodatkowych płatności, wiedzą, że projekt się opóźni i nie informują o tym klienta.
Zanim założyłem Poldevs Software House oraz agencję, którą wcześniej prowadziłem, pracowałem w kilku firmach IT etatowo jako programista. Spotykałem różne podejścia do takich sytuacji. Zdarzyło mi się pracować w projekcie, który był początkowo (bez analizy przedwdrożeniowej) oszacowany na 6 miesięcy i 60 tys. zł netto. Szacunku dokonał programista — nie analityk, nie project manager, nie CTO firmy. Kiedy rozpocząłem pracę w tym projekcie, było już ponad 12 miesięcy po jego rozpoczęciu, a miałem wrażenie, jakbym został zatrudniony do rozwinięcia jego MVP. Dopiero wdrażano widoki projektu graficznego zaprojektowane przez UX/UI designera. Moja praca nad tym projektem zakończyła się po kolejnych 12 miesiącach. Na tym etapie projekt nie był zakończony ani nawet testowany przez klienta.
Ten przykład pokazuje, że błędem było przyjęcie modelu fixed price lub brak dokładnej analizy przedwdrożeniowej. Nie chodzi tutaj tylko o straty firmy, która przyjęła ten projekt, ale także o straty czasowe klienta, który czekał na dostarczenie rozwiązania. Wyobraź sobie sytuację, że zlecasz projekt aplikacji dla swojej firmy, wykonawca deklaruje, że Twoi pracownicy będą mogli pracować w nowej aplikacji po 6 miesiącach, po czym mija ponad 2 lata i nadal projekt nie jest wdrożony.
Przechodząc do sedna — najważniejszą zasadą modelu fixed price jest ustalenie procesu zmian w projekcie. Przede wszystkim wykonawca musi wykonać dokładną analizę przedwdrożeniową i ustalić cenę projektu na podstawie zakresu. Następnie przy każdej zmianie musi Cię poinformować o wydłużonym czasie realizacji projektu i zmianie ceny.
W Poldevs mamy zasadę, że informujemy klienta o każdych dodatkowych 2 h pracy, które opóźniają dostarczenie projektu o te właśnie 2 h. Wydaje Ci się to zbyt szczegółowe? W projekcie, który trwa 6 miesięcy, takich drobnych zmian potrafią zebrać się dziesiątki. Tylko w ten sposób model rozliczenia fixed price ma sens.
Przykładowy zapis do umowy
Strony dopuszczają możliwość wprowadzania zmian lub rozszerzeń zakresu projektu w trakcie jego realizacji.
Każda proponowana zmiana zostaje opisana w formularzu Zgłoszenia Zmiany, obejmującym:
a) opis zmiany,
b) koszt zmiany,
c) czas realizacji zmiany.
Realizacja zmiany rozpoczyna się po pisemnej akceptacji Klienta (ewentualnie: potwierdzeniu mailowym lub telefonicznym).
Zmiany niezaakceptowane pozostają poza zakresem projektu i nie wpływają na koszt ustalony w umowie.
Brak zgody Klienta na zmianę nie wstrzymuje realizacji pozostałej części projektu.
Na zakończenie
Zlecając projekt IT, zawsze dopytuj wykonawcę o proces zmian w trakcie programowania. Im mniej doświadczony wykonawca, tym częściej usłyszysz, że zmiany w trakcie projektu są niemożliwe (częściej u freelancerów niż w software house’ach).
Jeśli chcesz dowiedzieć, jaka jest szacunkowa wycena Twojego projektu — przejdź pod ten link: Wycena projektu IT
