Dostawca IT zawodzi
Doradca IT to artykuły i kanał YouTube, w których wyjaśniam IT w biznesowy sposób.
Kategorie:
Współpraca z wykonawcą ITZarządzanie ITTen obrazek jest wygenerowany z AI. Tekst w 100% napisał Tomasz Oszkiel.
W Poldevs regularnie przejmujemy projekty po innych firmach, więc dobrze znam ten scenariusz z obu stron. Klient korzysta z dostawcy, który buduje mu aplikację, panel lub system, i w pewnym momencie współpraca zaczyna się sypać. Terminy się wydłużają, zgłoszone błędy czekają tygodniami, a wycena nowej funkcji jest wyższa niż powinna być, i to jeszcze z opóźnieniem. Poniżej znajdziesz kroki, które rekomenduję swoim klientom w takiej sytuacji.
Spis treści:
- Krok 1: ustal, co dokładnie poszło nie tak
- Krok 2: przygotuj się do zmiany dostawcy
- Krok 3: znajdź nowych kandydatów
- Krok 4: porównaj oferty i poznaj zespoły
- Krok 5: zamknij współpracę z poprzednim wykonawcą
- Krok 6: podpisz NDA i pokaż kod nowemu wykonawcy
- Krok 7: zaplanuj pierwsze zadania techniczne
- Krok 8: ustal zasady kontaktu
- Krok 9: podpisz umowę współpracy
- Krok 10: umów spotkanie obu ekip technicznych
- Krok 11: ruszcie z pracą
Krok 1: Ustal, co dokładnie poszło nie tak
Z mojego doświadczenia rzadko wynika to ze złej woli dostawcy. Częściej ktoś kluczowy odszedł z zespołu, firma przyjęła większy, pilniejszy projekt, albo na starcie źle oszacowała koszt współpracy i teraz nie wie, jak to rozwiązać bez utraty klienta.
Powód po stronie dostawcy Cię jednak nie zwalnia z problemu. Zadania czekają, procesy w firmie zwalniają, czasem nie możesz wykonać podstawowej operacji, na przykład wystawić faktury.
Porada 1:
Zanim zaczniesz szukać nowego wykonawcy, zapytaj wprost o powód opóźnienia. Czasem szczera rozmowa pozwala wypracować rozwiązanie szybciej i taniej niż zmiana dostawcy.
Krok 2: Przygotuj się do zmiany dostawcy
Jeśli rozmowa nie przyniesie efektu, zbierz informacje potrzebne do zapytania ofertowego, zanim poinformujesz obecnego dostawcę o decyzji.
Czego będziesz potrzebować:
- typu projektu: aplikacja mobilna, platforma webowa, portal itd.
- użytych technologii: PHP, JavaScript, Java, Python, Next.js, Node.js, NestJS, React Native itd.
- informacji, czy masz prawa autorskie do kodu
- orientacyjnej liczby godzin pracy miesięcznie
Większość tych danych znajdziesz w umowie lub dokumentacji technicznej. Brakującą dokumentację możesz poprosić od dostawcy, tłumacząc to na przykład planowanym audytem bezpieczeństwa albo prośbą zarządu. Zazwyczaj im więcej godzin miesięcznie oferujesz, tym chętniej dostawcy negocjują niższą stawkę.
Porada 2:
Skompletuj te dane zawczasu. Skróci to cały proces i ułatwi porównanie ofert.
Krok 3: Znajdź nowych kandydatów
Zacznij od wyszukania kilku software house'ów, które pasują do Twoich kryteriów, i wyślij do nich to samo zapytanie. Polecam wyszukać firmy w wyszukiwarce Google lub zapytać ChatGPT/ClaudeAI.
Zwróć uwagę na:
- referencje umieszczone na stronie
- konkretne, opisane realizacje w portfolio
- jak długo firma działa na rynku
- obecność na białej liście podatników VAT
- opinie w internecie (także od dawnych pracowników)
Przygotuj jedno zapytanie w formie PDF i wyślij je do 4-5 wybranych firm. Identyczna treść u każdego dostawcy pozwoli Ci zestawić oferty jedna do drugiej bez zgadywania, co kryje się pod ogólnymi sformułowaniami.
Porada 3:
Wyślij identyczne zapytanie do wszystkich kandydatów, żeby oferty dało się realnie porównać.
Chcesz poznać naszą ofertę?
Krok 4: Porównaj oferty i poznaj zespoły
Przejrzyj nadesłane oferty, zestaw stawki i zakres, a potem umów się na rozmowę z wybranymi firmami. Warto zobaczyć, kto faktycznie będzie po drugiej stronie projektu oraz zrobić wstępną weryfikację kompotencji i podejścia.
Pytania, które warto zadać:
- Czy wykonacie audyt kodu?
- Czy testujecie odtwarzanie kopii zapasowych?
- Czy przygotujecie środowisko testowe?
- Czy korzystacie z menadżera haseł do dostępów?
Porada 4:
Reakcja nowego dostawcy na Twoje dotychczasowe problemy dobrze pokazuje, jak poradzi sobie w podobnej sytuacji w przyszłości.
Krok 5: Zamknij współpracę z poprzednim wykonawcą
Gdy masz już wybranego dostawcę i wstępny plan przejęcia, możesz poinformować poprzedniego wykonawcę o zakończeniu współpracy. Zależy mi zawsze, żeby zrobić to bez konfliktu, bo spór szkodzi obu stronom i podnosi ryzyko dla całego projektu.
Spokojne zakończenie współpracy daje realne korzyści:
- zostaje otwarta furtka do konsultacji technicznych w przyszłości
- nowy zespół wchodzi szybciej, a Ty ograniczasz ryzyko awarii
Ustal jeszcze z poprzednim wykonawcą kwestię dostępu do serwera i repozytorium kodu dla nowej ekipy.
Porada 5:
Zakończ tę relację profesjonalnie i dopilnuj przekazania dostępów nowemu wykonawcy.
Krok 6: Podpisz NDA i pokaż kod nowemu wykonawcy
Zanim podpiszesz umowę współpracy z nowym wykonawcą, poproś, żeby zobaczył projekt od środka. Wystarczy zwykle 30-60 minut, żeby ocenił strukturę plików i kod, i potwierdził, że da radę go dalej rozwijać. Ten krok chroni Cię przed sytuacją, w której dopiero po podpisaniu umowy okazuje się, że technologia jest zbyt nietypowa albo nie wszystkie informacje zostały przekazane.
Porada 6:
Pokaż kod nowemu wykonawcy, zanim podpiszecie umowę współpracy.
Krok 7: Zaplanuj pierwsze zadania techniczne
Na start rekomenduję, żeby nowy dostawca wykonał audyt kodu i bezpieczeństwa, a potem przedstawił konkretne rekomendacje zmian. To fundament, na którym może wziąć odpowiedzialność za stabilność i bezpieczeństwo systemu.
Kolejny krok to ustalenie strategii kopii zapasowych razem z testami ich odtwarzania, oraz uruchomienie środowiska testowego, na którym będą sprawdzane nowe funkcje przed wdrożeniem na produkcję.
Porada 7:
Zapytaj, na ile godzin dostawca wycenia pierwsze zadania. To da Ci obraz tego, czego się spodziewać w dalszej współpracy.
Krok 8: Ustal zasady kontaktu
Warto ustalić dwie rzeczy: narzędzie do pracy i sposób przepływu informacji. Ja polecam system ticketowy, na przykład Trello, bo daje bieżący podgląd statusów, czego nie zapewni sama komunikacja mailowa.
Dobrze też wyznaczyć jedną osobę po Twojej stronie odpowiedzialną za kontakt z dostawcą. Dzięki temu unikniesz powielających się zgłoszeń, chaosu i zbędnych kosztów.
Porada 8:
Wybierz jedno narzędzie komunikacji i jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z dostawcą.
Krok 9: Podpisz umowę
Gdy ustalicie zakres pierwszych zadań i sposób komunikacji, możecie spokojnie podpisać umowę z nowym dostawcą.
W umowie powinno się znaleźć:
- stawka godzinowa
- sposób rozliczenia
- narzędzie komunikacji i osoby kontaktowe
- sposób zatwierdzania zadań
- zasada, że płacisz tylko za zadania zakończone i zaakceptowane
- zakres odpowiedzialności dostawcy
- gwarantowana dostępność godzin i minimalny wolumen zlecenia
- przeniesienie praw autorskich na Twoją firmę
Porada 9:
Poproś prawnika o sprawdzenie umowy od dostawcy, albo od razu zleć mu przygotowanie umowy od podstaw.
Krok 10: Umów spotkanie obu ekip technicznych
Najlepiej sprawdza się bezpośrednie spotkanie techniczne obu dostawców. Poprzedni wykonawca może wtedy opowiedzieć o architekturze projektu, użytych technologiach, procesie wdrożeń i znanych problemach. Taki transfer wiedzy realnie skraca czas wdrożenia nowego zespołu i zmniejsza ryzyko błędów. Zależy mi, żeby uczestniczyły w nim osoby, które faktycznie pracowały przy kodzie, a nie tylko dział handlowy.
Porada 10:
Zorganizuj spotkanie techniczne obu zespołów, żeby wiedza o projekcie realnie się przeniosła.
Krok 11: Ruszcie z pracą
Kiedy wszystkie poprzednie kroki są za Wami, prace mogą ruszyć zgodnie z ustalonym planem współpracy.
Podsumowanie
Z mojego doświadczenia najważniejsze jest wyjaśnienie sytuacji bez zbędnego konfliktu i takie poprowadzenie zmiany dostawcy, żeby wyszła na dobre wszystkim stronom.
